7 erreurs fréquentes avec le Tarif 595 (et comment les éviter)
Ces erreurs coûtent des remboursements à vos clients et du temps à votre activité. Découvrez les 7 erreurs les plus courantes avec le Tarif 595 et comment les corriger.
En analysant les factures Tarif 595 refusées par les assurances, on retrouve toujours les mêmes erreurs. Certaines semblent anodines mais suffisent à déclencher un refus automatique.
Voici les 7 erreurs les plus fréquentes - et comment les éviter une bonne fois pour toutes.
Erreur #1 : Numéro RCC absent ou mal saisi
Le numéro RCC (registre des codes créanciers) est votre identifiant professionnel attribué par votre organisme de certification (Qualitop, Qualicert, EMfit, Fitness-Guide). C’est la première information vérifiée par le système de traitement des assurances.
Ce qui arrive : La facture est automatiquement rejetée, même si tout le reste est parfait.
Comment éviter : Intégrez votre RCC (et votre GLN) dans votre modèle de facture une bonne fois pour toutes. Si vous utilisez un logiciel, celui-ci doit les pré-remplir à chaque nouvelle facture.
Erreur #2 : Mauvais code de position
Le Tarif 595 distingue plusieurs types de prestations : abonnements, cours collectifs, personal training, cours en ligne. Utiliser un code pour une prestation différente provoque des refus.
Ce qui arrive : L’assureur refuse le remboursement ou demande une justification.
Comment éviter : Utilisez le bon code selon la prestation (abonnement mensuel, cours unitaire, personal training, etc.). Consultez notre liste complète des codes Tarif 595.
Erreur #3 : Numéro d’assuré du client manquant
Le numéro d’assuré est l’identifiant du client auprès de son assurance. Sans lui, l’assureur ne peut pas rattacher la facture au bon dossier.
Ce qui arrive : Blocage du remboursement, demande de complément d’information.
Comment éviter : Demandez à votre client de vous communiquer son numéro d’assuré lors de la première prestation. Il figure sur sa carte d’assuré ou son contrat d’assurance complémentaire.
Erreur #4 : Ne pas mentionner le type de prestation
Certains assureurs exigent que le type de prestation soit clairement indiqué sur la facture (cours de yoga, abonnement fitness, coaching santé, etc.).
Ce qui arrive : L’assureur peut refuser le remboursement si la prestation ne correspond pas à ce qui est couvert par le contrat.
Comment éviter : Mentionnez systématiquement le type de prestation et votre certification (Qualitop, Qualicert, EMfit, Fitness-Guide) sur chaque facture.
Erreur #5 : Dépasser la durée maximale par code
Chaque code Tarif 595 correspond à une durée standard. Par exemple, une consultation de suivi correspond généralement à 60 minutes.
Ce qui arrive : Facturer 120 minutes avec un code de 60 minutes peut déclencher une vérification ou un refus.
Comment éviter : Vérifiez les durées associées à chaque code et divisez les séances longues en unités de temps si nécessaire.
Erreur #6 : Envoyer la facture trop tard
Les assurances complémentaires ont des délais de prescription pour les remboursements. En général, une facture de plus de 2 ans peut ne plus être remboursée.
Ce qui arrive : Vos clients perdent leur droit au remboursement.
Comment éviter : Facturez dans les jours qui suivent chaque séance. Avec un logiciel, cela prend moins de 2 minutes.
Erreur #7 : Confusion entre Tarif 590 et Tarif 595
Le Tarif 590 s’adresse aux thérapeutes complémentaires (naturopathes, acupuncteurs, ostéopathes) inscrits ASCA ou RME. Le Tarif 595 concerne les prestataires de promotion de la santé (fitness, yoga, pilates, coaching santé) certifiés Qualitop, Qualicert, EMfit ou Fitness-Guide.
Ce qui arrive : Utiliser le mauvais tarif entraîne un refus systématique.
Comment éviter : Si vous êtes prestataire de promotion de la santé certifié, utilisez toujours le Tarif 595. Si vous exercez une thérapie complémentaire (ASCA/RME), c’est le Tarif 590.
La solution : un logiciel qui prévient les erreurs automatiquement
Les 7 erreurs ci-dessus ont un point commun : elles sont presque toutes évitées automatiquement par un bon logiciel de facturation Tarif 595.
easy595.ch valide les informations obligatoires avant d’émettre la facture, pré-remplit votre RCC et GLN, et propose les codes corrects selon le type de prestation.