Comment envoyer une facture Tarif 595 à l'assurance - Guide étape par étape
Vous avez créé votre facture Tarif 595 mais vous ne savez pas comment la transmettre à l'assurance de votre client ? Voici le processus exact, étape par étape.
Vous venez d’animer un cours de yoga, un programme de fitness ou une séance de coaching santé. La facture est rédigée. Et maintenant ?
La transmission d’une facture Tarif 595 à une assurance complémentaire peut se faire de plusieurs façons selon le mode de paiement choisi : tiers garant ou tiers payant.
Comprendre les deux modes de facturation
Avant d’envoyer quoi que ce soit, il faut comprendre la différence fondamentale entre les deux systèmes :
Tiers garant (mode standard)
- Le client paie d’abord le prestataire directement
- Le prestataire remet une facture au client
- Le client soumet ensuite la facture à son assurance pour remboursement
- Vous n’avez rien à envoyer directement à l’assurance
Tiers payant
- L’assurance paie directement le prestataire
- La facture est envoyée directement à l’assureur
- Le client ne fait pas l’intermédiaire
- Nécessite un accord préalable avec l’assurance
La grande majorité des prestataires de promotion de la santé travaillent en tiers garant. C’est le mode par défaut recommandé pour démarrer.
En tiers garant : ce que vous devez faire
En mode tiers garant, votre responsabilité est de remettre une facture conforme à votre client. C’est ensuite à lui de la transmettre à son assurance.
Étape 1 : Créer la facture conforme
Votre facture doit obligatoirement contenir :
- Votre numéro RCC (attribué par votre organisme de certification)
- Votre numéro GLN
- Votre certification (Qualitop, Qualicert, EMfit, Fitness-Guide)
- Le nom, prénom, date de naissance et numéro d’assuré du client
- Le nom et l’adresse de son assurance complémentaire
- La date et le type de prestation (cours collectif, abonnement, personal training, etc.)
- Les codes Tarif 595 utilisés avec descriptions et montants
- Le montant total
Étape 2 : Remettre la facture au client
Vous pouvez remettre la facture :
- En main propre après la prestation
- Par e-mail (PDF) si votre client y consent
- Par courrier postal
Conseil pratique : utilisez un logiciel comme easy595.ch qui génère automatiquement des PDF conformes et permet l’envoi par e-mail en un clic.
Étape 3 : Le client soumet la facture à son assurance
Le client envoie la facture originale (ou un scan selon l’assureur) à son assurance complémentaire, accompagnée du formulaire de demande de remboursement si requis.
Délai typique de traitement : 2 à 6 semaines selon l’assureur.
En tiers payant : comment procéder
Si vous avez un accord de tiers payant avec certains assureurs :
- Créez la facture dans votre logiciel
- Transmettez-la directement à l’assureur (généralement par voie électronique ou courrier)
- L’assureur vous paie directement
- Vous n’avez à encaisser que la franchise et la quote-part auprès du client
Causes fréquentes de refus de remboursement
Si votre client revient avec un refus de remboursement, vérifiez :
- Numéro RCC absent ou incorrect - cause principale
- Code de position non couvert par le contrat du client
- Certification non reconnue par cet assureur
- Plafond annuel atteint (limite de remboursement)
- Type de prestation non mentionné sur la facture
- Erreur dans le nom du client (ne correspond pas aux données de l’assurance)
Pour les prestataires qui débutent
Si vous commencez tout juste à facturer en Tarif 595 :
- Optez pour le tiers garant pour simplifier vos démarches
- Informez vos clients qu’ils doivent vérifier auprès de leur assurance quelle couverture ils ont avant la première prestation
- Utilisez un logiciel spécialisé pour éviter les erreurs de format
- Dès le 1er janvier 2027, les factures devront être au format XML 5.0 - anticipez dès maintenant
Besoin d’un logiciel pour créer vos factures Tarif 595 ? Essayez easy595.ch gratuitement - facture conforme en 2 minutes.